Trình tự xây dựng nội quy lao động trong doanh nghiệp

1. Đối tượng đăng ký nội quy lao động

Chủ doanh nghiệp, tổ chức sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại Sở LĐTB&XH. Nếu tổ chức, cá nhân sử dụng từ 10 người lao động trở lên sẽ thuộc trường hợp bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động còn từ 10 người trở xuống là không bắt buộc.

2. Trình tự xây dựng và ban hành nội quy lao động

Bước 1: Xây dựng nội quy lao động

Người sử dụng lao động tiến hành xây dựng nội quy lao động với các nội dung không được trái với các quy định của pháp luật và thoả ước lao động tập thể của doanh nghiệp (nếu có), bao gồm: thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự trong doanh nghiệp; an toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc, việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp, các hành vi vi phạm kỉ luật lao động và các hình thức xử lí kỉ luật và trách nhiệm vật chất.

Bước 2: Tổ chức đối thoại tại nơi làm việc để lấy ý kiến của NLĐ hoặc tổ chức đại diện NLĐ liên quan đến nội dung của nội quy lao động. 

Đối thoại tại nơi làm việc là việc chia sẻ thông tin, tham khảo, thảo luận, trao đổi ý kiến giữa người sử dụng lao động với người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động về những vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích và mối quan tâm của các bên tại nơi làm việc nhằm tăng cường sự hiểu biết, hợp tác, cùng nỗ lực hướng tới giải pháp các bên cùng có lợi.

Khách hàng cần phải thực hiện việc tổ chức đối thoại tại nơi làm việc để lấy ý kiến của người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động, liên quan đến nội dung của Nội quy lao động.

Căn cứ theo quy định tại Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì việc tổ chức đối thoại tại nơi làm việc nhằm mục đích lấy ý kiến xây dựng Nội quy lao động được quy định như sau:

• Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động.

• Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ.

• Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra.

• Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.

• Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền và chữ ký của người đại diện từng tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và của người đại diện cho nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có).

• Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.

Tổ chức đối thoại là việc cần thiết và bắt buộc phải thực hiện khi xây dựng nội quy lao động.

Khi tổ chức đối thoại, thành phần tham dự quy định như sau:

• Bên người sử dụng lao động: người sử dụng lao động quyết định số lượng, thành phần đại diện cho mình để tham gia đối thoại bảo đảm ít nhất 03 người, trong đó có người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động và quy định trong quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.

• Bên người lao động:

  • Ít nhất 03 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 50 người lao động.

  • Ít nhất từ 04 người đến 08 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 50 người lao động đến dưới 150 người lao động.

  • Ít nhất từ 09 người đến 13 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 150 người lao động đến dưới 300 người lao động.

  • Ít nhất từ 14 người đến 18 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 300 người lao động đến dưới 500 người lao động.

  • Ít nhất từ 19 đến 23 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 500 đến dưới 1.000 người lao động.

  • Ít nhất 24 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 1.000 người lao động trở lên.

Ngoài ra, cũng theo quy định tại Khoản 4 Điều 38 Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì trong trường hợp cần thiết, hai bên thống nhất mời tất cả người lao động hoặc một số người lao động liên quan cùng tham gia đối thoại, bảo đảm có sự tham gia của đại diện lao động nữ khi đối thoại về các nội dung liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ.

Như vậy, tùy thuộc vào việc Khách hàng là Công ty đã có thành lập tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hay chưa mà xem xét tổ chức đối thoại tại nơi làm việc theo như các quy định nêu trên.

Bước 3: Ban hành và đăng ký nội quy lao động 

Người sử dụng lao động sau khi lấy ý kiến của người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động (Công đoàn) về nội dung của nội quy lao động sẽ tiến hành ban hành nội quy lao động trong nội bộ doanh nghiệp và đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Căn cứ pháp lý 

• Bộ luật Lao động số 49/2019/QH14 của Quốc hội ngày 20 tháng 11 năm 2019.

• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 14 tháng 12 năm 2020 hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động. 

Công ty TRUELAW

Hotline tư vấn miễn phí 24/7: 0978 821 823

Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Tầng 15 Tòa nhà Sao Mai, Số 19 đường Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.

Hotline: 0978 821 823

Email: vphn@truelaw.vn

Chi nhánh tại Tp. Hồ Chí Minh: Khu phức hợp thương mại dịch vụ và nhà ở tại số 16/9 đường Bùi Văn Ba, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.

Hotline: 0978 821 823

Email: vphcm@truelaw.vn